Система trello

Основы работы

Давайте посмотрим направо и быстро изучим основные вещи, которые мы можем добавить на карточку.

Первое — это метки. Они видны снаружи карточки и помогают выделять отдельную карточку среди остальных, а также присваивать каждой карточке свою роль. Метки можно называть по-разному, и каждая метка может обозначать карточку с той или иной информацией.

Вторая, не менее важная функция в карточке — это чек-лист. Тут все просто, можно создать чек-лист с определенным названием, например «список покупок» или «домашнее задание», потом внести в него необходимые для выполнения пункты и затем отмечать по мере исполнения. Каждый выполненный пункт будет оставаться в чек-листе, но зачеркиваться, показывая, что вы выполнили, а что нет, и какой объем работы был вами проделан.

Третья функция карточки — это создание сроков. Мы можем задать срок выполнения той или иной задачи, записанной на карточке, и trello напомнит нам заблаговременно, что срок карточки скоро истекает и будет менять цвет маркера времени на карточке в зависимости от того, сколько времени осталось до намеченного срока. Также мы можем добавить календарь на всю доску, и у нас появится еще одна полезная функциональность доски.

Как это сделать:

В правом верхнем углу доски нажимаем на кнопку «меню».
Далее, в открывшемся меню мы видим раздел Улучшения.
Открываем этот раздел и вбиваем в поиск «календарь», по-русски или по-английски в зависимости от версии приложения.
Видим карточку «calendar» и нажимаем добавить.
Готово, теперь на нашей доске есть календарь.

Теперь, когда мы создали карточку с определенным временем исполнения, она автоматически добавится в календарь, и при нажатии на кнопку «календарь» на доске, мы увидим наши задачи, которые необходимо выполнить к определенному сроку.

Четвертая штука — это вложения, на них мы остановимся поподробнее. Для меня, человека, который из-за учебы работает с огромным количеством файлов, это одна из самых полезных функций карточки. В эти вложения можно очень просто добавлять картинки или файлы, перетащив их из папки на компьютере или телефоне на карточку (drag and drop).

Интересный факт: если вы закидываете туда картинку, то она становится обложкой карточки, иногда это мешает, поэтому можно отменить добавление обложки, но я создал специальные картинки, на которых написал разные нужные мне информационные баннеры, и теперь при добавлении этой картинки, у меня получается красивая и сообщающая мне о чем-то обложка карточки (по сути, как метки, только больше и ярче).

Вот мои шаблоны, копируйте, пользуйтесь.

Списки и карточки

После создания доски оформляем списки. Нажимайте на «+Добавить список». В открывшееся поле введите его название.

Вы можете создать сразу несколько списков, которые будут отображаться рядом в виде колонок. У каждого списка есть перечень настроек.

Переходим к созданию карточек. Кликаем «+Добавить карточку» и вводим название. Здесь сразу можно задать параметры: добавить участников, поставить цветовую метку и позицию карточки в списке.

Созданные карточки отображаются по вертикали. Вы можете менять их местами, удерживая левой кнопкой мыши. Для каждой карточки есть список настроек, например, переместить/копировать в любой список доски или вообще на другую доску.

Переходим к заполнению карточки. Вот пример заполненной мною карточки.

Установите срок выполнения задания. После дедлайна исполнитель ставит галочку, в результате окно автоматически окрасится в зелёный цвет.
Заполните описание. Здесь можно добавлять текст разного формата, изображение, ссылки. Кликнув опцию «Изменить», появится надпись: «Помощь по форматированию», где подробно описано, как это делать.
В разделе «Вложения» вы можете прикрепить документ с компьютера, Trello, Google Диска, Dropbox, OneDrive, просто вставить любую ссылку и так далее.
Создавая чек-лист, вы можете вписать сколько угодно элементов. Выполнив каждый элемент, исполнитель ставит напротив него галочку. В результате вы видите процент выполнения поставленных задач.
Добавляйте и просматривайте участников карточки. Если человек ещё не был участником ваших досок, то в соответствующее окно вводится адрес его электронной почты. Ему будет отправлено письмо с уведомлением. В любой момент участника карточки можно удалить.
Поставив галочку напротив «Подписаться», вы будете получать уведомления об изменениях, внесённых другими участниками. В настройках аккаунта можно выбрать тип уведомлений – по электронной почте и на рабочем столе.

Опция «Действия» отображает в виде вертикального списка все внесённые изменения любым участником карточки.

Как начать работу

В самом начале мы видим экран, на котором на предлагают создать доску, давайте сделаем это. Необходимо всего лишь ввести название доски и выбрать фон (я всегда выбираю наиболее нейтральную фотографию или еще лучше просто однотонный цвет, чтобы ничего не отвлекало от карточек внутри доски, и они контрастировали с задним фоном). Готово, мы создали свою первую доску.

Теперь нам нужно «добавить список», то, что я в дальнейшем буду называть колонкой. Нажимаем «добавить», вводим название и тут начинается самое интересное, потому что сейчас мы перейдем к созданию карточек.

Для добавления карточки необходимо ввести название, и после создания мы можем нажать на саму карточку и провалиться в ее настройки.

Как только мы создали карточку перед нами предстает абсолютно чистый шаблон, который теперь мы можем настраивать и кастомизировать под себя практически так, как нам захочется, но для начала давайте быстро ознакомимся со строением карточки.

Каждая карточка имеет название, описание и действие. Название буде видно нам «снаружи» на всей доске, а вот вся остальная информация скрыта внутри карточки и только некоторые справочные пункты можно тоже выносить как бы на обложку карточки.

Что же такое Трелло?

Trello — это универсальный сервис, который помогает в организации работы по самым разнообразным проектам: от организации свадьбы и сдачи сессии до продвижения компании в интернете.

Возможности

Сервис одновременно простой и многофункциональный.

В Трелло под каждый проект создается отдельная канбан-доска, на которой ведется вся работы. В разработки доски предоставляется полная свобода действий: сколько будет колонок, как они будут называться, какие метки будут у задач и т.д. Все это настраивается индивидуально под конкретный проект, при этом быстро. Интерфейс удобен и крайне дружелюбен к пользователю, что является одним из основных преимуществ данного инструмента.
Основной боевой единицей в Трелло является карточка. Каждая карточка, как правило, это задача, но не всегда – могут быть и другие значения. Карточка представляет собой отдельное всплывающее окно, с большим количеством настроек и информации. В каждую можно добавить описание, чек-листы, прикреплять файлы, комментировать, указывать срок выполнения, назначать ответственного и т.д.
Сервис подходит для работы небольшой команды. В зависимости от роли каждый участник получает определенные права на работу с доской. Члены команды могут вести обсуждение прямо в карточке. Это удобнее, чем мессенджеры, потому что так важная информация не затеряется среди сотен сообщений, а будет прикреплена к конкретной задаче.
Уведомления. Система оповещений позволяет каждому участнику постоянно находится в курсе приближающихся дедлайнов по задачам и новых комментариев в карточках.
Существуют интеграции с большим количеством других сервисов в интернете: Google Диск, Google Календарь, GitHub, Slack, Miro и другие.
Кроме базовых функций в Трелло есть расширения, которые позволяют увеличить возможности данного сервиса. Многие из них устанавливаются в один клик.

Существует онлайн-версия Trello для работы в браузере и приложение для телефона.

Применение

Для личного планирования
В образовании
В бизнесе:
- CRM для организации работы над проектом
- Воронка продаж
- Найм сотрудников
Хранилище идей
И любые другие идеи, которые придумаешь)

Шаблоны

В Trello существует огромное колличество шаблонов досок, и вам не обязательно каждый раз придумывать самому, как правильно расставить колонки, и как из лучше будет назвать их.
Для того, чтобы использовать шаблон нужно на самом первом экране нажать на кнопку шаблоны (слева), и далее выбрать нужный вам шаблон из того множества, которое там представлено. Когда вы определились с выбором шаблона, просто нажимаем добавить шаблон, и у вас появляется новая доска с этим шаблоном, которую вы далее можете настраивать под себя, как вам удобно.

P.S. я использую шаблон, который можно найти, вбив getting things done.

Систематизация бизнес-процессов

Простой пример: по одному из проектов нам необходимо было распечатать на бумаге материал для заказчика на нескольких сотнях страниц. Я передал информацию о том, что нам нужен дополнительный картридж для принтера, своей помощнице, с просьбой заказать его и не уточнил при этом сроки.

В процессе печати документа выяснилось, что запасного картриджа нет, так как помощница заказала его со стандартной доставкой в течение нескольких дней.

Благодаря использованию программы Trello такая ситуация была бы невозможна, потому что под любое поручение в программе создается карточка «Задача», в которой необходимо установить срок исполнения. Если дедлайн не оговорили сразу, то при заполнении карточки перед специалистом встанет этот вопрос, и он вынужден будет уточнить недостающие данные. На сегодняшний момент все задачи, которые стоят перед сотрудниками нашей компании, выполняются точно в срок.

Важно акцентировать внимание сотрудников на том, что Trello — это в первую очередь инструмент для их работы, а уже потом средство контроля для руководителя. Мы сделали электронную доску для каждого сотрудника. Карточки на доске собрали в такие списки:

Карточки на доске собрали в такие списки:

Мы сделали электронную доску для каждого сотрудника. Карточки на доске собрали в такие списки:

«Задачи» — это список, к выполнению которого еще не приступили. Например: я хочу открыть в банке возобновляемую кредитную линию, но понимаю, что это не срочный вопрос:

Я помещаю карточку в список «задачи», который является аналогом понятия «не забыть». В этом списке также находятся периодические задачи: проверка штрафов, отчеты для налоговой, оплата лизинга и прочее
Прежде чем поставить задание в приоритетный список, необходимо проанализировать загрузку специалиста

«На неделю» — это задачи, необходимые к выполнению на этой неделе

«На сегодня» — задания к выполнению сегодня. Это что-то вроде спринта в SCRUM, то есть списка согласованных с командой работ

«Сделано» — список, который не требует объяснений.
Важно: задачу в этот список может переместить только руководитель

«Отменено» — список с наименьшим количеством карточек, так как сюда должны попадать отмененные задачи, находившиеся в процессе выполнения. Для того чтобы минимизировать их количество, необходимо тщательно взвешивать каждую задачу перед запуском ее в работу.

Фото с сайта plitka-vannaya.ru

Что такое Trello

Это облачный сервис для управления небольшими командами и проектами. Простой и интуитивно понятный: когда я впервые зашла в Trello, разобралась в нём за пару минут по инструкции, которую прислал клиент.

Сервис работает по принципам методологии Kanban, которая является частью философии Agile. Если коротко, то каждая задача там — отдельная карточка, и карточки перемещаются по доскам (колонкам) в зависимости от стадии работы.

Упрощённая схема работы по методологии Kanban

Подобный метод используют не только для работы над проектами. Сервис помогает планировать всё что угодно: от списка покупок для похода в магазин вечером до предстоящего отдыха.

У Trello есть онлайн-версия, доступная для любых браузеров, и мобильные приложения на Android и iOS. Работать в приложениях можно и автономно, без подключения к интернету: они запомнят все изменения, а когда вы снова подключитесь к сети, внесут их и в онлайн-версию.

Работа в Trello условно бесплатна. У бесплатной версии ограниченный функционал, но его вполне хватает для управления небольшими проектами и командами. Платный доступ стоит 10 долларов в месяц за одного пользователя при оплате подписки на год. То есть управление небольшим отделом в десять человек в платной версии будет стоить 100 долларов в месяц.

Разница в наполнении тарифов при этом небольшая — везде можно добавлять множество карточек и хранить неограниченное число файлов

Miro

Я безумно люблю Miro, и постоянно использую его для воркшопов. Но. использовать в ретроспективе и без подготовки этот сервис не настолько просто, насколько хотелось бы (сам сервис функционала предоставляет ого-го, однако ж формат ретроспектив сильно завязан на карточках, работа с которыми в Miro — не самая сильная его сторона). В самой основе, скелете, так сказать, не заложена поддержка карточек как дефолтного варианта, поэтому эту структуру приходится содержать самостоятельно: создавать колоночку, двигать айтемы аккуратно, чтоб оно все относительно ровно стояло. Это тратит время, это не так просто и быстро работает в браузере. Ну и тегирование — тоже не сказать что сильная сторона Miro.

Google Docs

Гуглодоки это дефолтный инструмент для тысяч компаний во всем мире. При этом, как бы не нравилась простота самой платформы, она недостаточно наглядная, если мы хотим работать в ретро на уровне заметок-объектов, которые куда-то потом в идеале надо положить, декомпозировать на самостоятельные сущности, объединенные колонкой.

В этом плане, знаете, даже google sheets казалось бы удобно использовать, как инструмент более подходящий для нашей аналогии двухмерной-классической-ретро-доски (ну как двухмерной, скорее именно с точки зрения того, что у нас есть некие секции с контентом для хорошо/не оч/ улучшить). Но и тут нас поджидает неудобство — drag-n-drop для айтемов, и их линкование друг с другом работает ужасно. Я еще пробовал в свое время google slides, с подходом слайд-для-секции (например перечислить все те великие свершения, в которые мы шмогли с прошлого спринта) — но в итоге менеджить это было сложно, ввиду тяжеловесности решения, ну и на одном таком канвасе могло одновременно ну человека два работать может, не больше. Ну и подсвечивать айтемы там конечно можно, но оно для того не очень приспособлено.

Confluence

Ну вот же confluence, там же целый шаблон для ретро есть! Скажете вы. И будете правы!

Но хорош этот шаблон для документирования/стенографирования, для журнала принятия решений. А нам это в ретро не нужно! Нам нужна живая дискуссия где народ таскает карточки по колонкам, клонирует, обсуждает, помечает!

Более того, Atlassian обычно старается сделать confluence неким легковестным решением, если вас кормят всем их стеком. Но по простоте коллаборации там до gDocs как до луны. Возвращаясь к нашему подходу (ищем блочную структуру для карточек) — confluence неудобен. А еще — нестабилен: с потерей контента и его перезатиранием в режиме коллаборации, отвалом соединения и последующими невозможностями сохранить.

Trello

Ну вот а когда мы подходим к Trello — оно просто поддерживает карточки. И голосовалку для этих карточек с помощью power-up’ов (очень просто). Или через тегирование этого дела цветами (что работает просто и быстро).

Мы можем делать драг-н-дроп карточек, организовывать стадии ретроспективы в колоночки. Если карточка длинная и разрослась в обсуждении — можно бросить ее в колонку парковка.

Короче говоря: trello это самый простой в использовании аналог флипчарта со стикерами 🙂

Final verdict

To develop a game, you need an overall concept of the game. Further, you need the help of other creators to complete the game. Roblox’s platform allows many game creators to share their ideas, and even they could get a chance to join Roblox as a professional game developer.

Wisteria Roblox Trello emerges to be the best platform for gamers who want to develop their games on Roblox. The platform shares many features and tools that support the players to turn their imagination into reality without hassles.

The platform makes game development a breeze for the players, and you find no challenges in the process. If there is something worth mentioning about Trello, please write it down in the comment section below.

Подготовка к самой ретроспективе, и ее начало

Удаленные ретроспективы обычно намного менее эмоциональны и эмпатийны, учитывая что каждый сидит за своим компьютером где-то там, да еще и не хочет шарить своё лицо (и мимическую реакцию) по вебкамере.

Так для того, чтобы мы закрыли гештальт, сразу скажу что подготовка к нормальной ретроспективе для распределенных команд в идеале требует:

Общего понимания того, что своё лицо шарить нужно. Поэтому ретро без включенных камер — это как ретро без включения в процесс
Соединение должно быть отличное! Мы не хотим страдать из-за непонимания (особенно в мультиязычных командах, и нам не нужны лаги
Подготовиться требуется заранее. Проработанной агендой, или же общими темами, задающими направление. Мы можем предварительно отметить те или иные проблемы, которые хотелось бы подсветить, на онлайн доске во время самого спринта. Все члены команды на ретроспективе должны понимать структуру того как ретроспектива идет, чтобы быть готовыми к набрасыванию в колонки своего фидбека, и понимания что их ждет.

Чем можно заменить: альтернативы

Не устроил Trello? Хотите попробовать другие приложения для планирования? У Trello развелось много аналогов. Один даже отечественный.

Kanbanchi. Саратовский ответ Trello, который немного проигрывает. Нет приложения, пользоваться можно только с компьютера. Все на английском. Нет чата с пользователями. Зато взаимодействует с Google Apps for Work в 10 раз лучше. Такая фишка пригодится фирмам с приличным документооборотом.

Планиро. Система планирования с канбан-досками. Задачи можно делить по срочности, давности. Функция подготовки отчетов по проектам поможет отследить эффективность работы, скорость и ошибки. Сервис позволяет оценить, насколько хорошо справляются сотрудники со своими обязанностями. Сервис платный – 240 руб./месяц. Можно пользоваться 2 недели бесплатно.

MeisterTask. Взаимодействует с меньшим количеством сервисов в отличие от Trello. Но зато здесь есть уже готовые разделы для распределения задач: “На очереди”, “В работе”, “Завершено”. Есть мобильное приложение и русский язык. Если хотите пользоваться бесплатно, то подключить больше 2 дополнений не сможете и статистику посмотреть тоже.

@ Kaiten. Можете ограничить количество задач в работе для участников, посмотреть эффективность выполнения на диаграмме. Сервис платный, бесплатное пользование – 2 недели.

Taskify. Подойдет тем, кто не хочет долго осваивать планировщик. Здесь нет наворотов. Задачи разбрасываются на “Сделать”, “В работе”, “Сделано”. Регистрироваться не нужно. Карточками можно делиться с помощью ссылок и через Facebook, Twitter.

¶ Как работать с карточкой?

Исполнителям:

Когда берете карточку в работу, отметьте «В работе» в “Полях пользователя”.
Когда закончите работу, отметьте там же «Ожидание».

Руководителям:

Убедитесь, что в поле «Трудозатраты» указано корректное число академических часов.
Если задача выполнена и вы это подтверждаете, отметьте «Выполнено» в “Полях пользователя” данной задачи.
Если задача требует доработки, сообщите об этом исполнителю.
Если задача безнадежно провалена и времени переделывать ее нет, то отметьте «Отклонено».
Если количество часов нужно скорректировать, сначала снимите галочку, затем измените количество часов, и снова поставьте галочку. Это работает только в пределах той недели, когда была сделана первая отметка о выполнении.

Почему Trello

Я пользовался большим количеством инструментов, из которых можно выделить основные: Miro — как интерактивный флипчарт, с которым может взаимодействовать вся командa; Google Docs с секциями помапанными на стадии ретроспектив; Confluence (так как все мои проекты пронзены Atlassian-стеком); а также, порой, Jira (вау, это была достаточно плохая идея)!

Я думаю что все пытались нащупать тот самый инструмент, который можно применить фактически в любой области!

И вот я бы выделил основными критериями для проведения Ретро и собирания фидбека о Демо в подобных инструментах:

Насколько хорошо оно работает на уровне объектов (во время обсуждений)

-> в идеале тут хотелось бы видеть карточки (все таки мы в физическом мире работаем со стикерами) 🙂
Быстрая и эффективная работа с карточками / объектами
Подсветка / теги для карточек / объектив (чтоб все могли), не важно как (цвет, тег, еще какая-то штука позволяющая дифференцировать карточки)
Перетасовка / изменение порядка карточек / объектов / айтемов
Как можно меньшее время, затраченное на следующую последовательность действий: создание секции (списка) -> добавление в него объектов / карточек -> тегирование / подсветка айтемов (членами команды) -> добавление комментария к айтему.

Давайте пройдем весь этап настройки Trello вместе!

Навигация:1. 2. 3. 4. Для того, чтобы начать настройку новой связи кликните «Создать связь».

Выберите систему в качестве Источника данных. В данном случае, необходимо указать Trello.

Далее, необходимо указать действие, например, «Получить события (новые)».

— Получить события (новые) — из Вашего аккаунта Trello будут выгружаться все новые события, которые появятся в нем после настройки связи и запуска автообновления.
— Загрузить списки (новые) — из Вашего аккаунта Trello будут выгружаться все новые списки, которые появятся в нем после настройки связи и запуска автообновления.
— Загрузить карточки ( новые) — из Вашего аккаунта Trello будут выгружаться все новые карточки, которые появятся в нем после настройки связи и запуска автообновления. Не будут выгружаться карточки, которые были созданы в другом списке ранее и просто перешли в нужный список.
— Загрузить доски (новые) — из Вашего аккаунта Trello будут выгружаться все новые доски, которые появятся в нем после настройки связи и запуска автообновления.— Загрузить карточки (измененные) — из Вашего аккаунта Trello будут выгружаться все карточки, в которых будут какие-то изменения после настройки связи и запуска автообновления.— Загрузить карточки из Архива (новые/измененные) — из Вашего аккаунта Trello будут выгружаться все новые или измененные карточки, которые появятся или будут изменены в архиве после настройки связи и запуска автообновления.

Следующий шаг — выбор аккаунта Trello, из которого будет происходить выгрузка данных.
Если нет подключенных логинов к системе кликните «Подключить аккаунт».

Укажите Ваш логин и пароль к личному кабинету Trello и предоставьте разрешение на работу с этим аккаунтом.
После этого произойдет перезагрузка страницы и сохраненный аккаунт автоматически будет выбран.
Если этого не произошло, выберите созданный аккаунт в списке.

Выберите Событие, которое будет передаваться.

Теперь Вы можете увидеть тестовые данные.
Если тестовые данные не появились автоматически — кликните «Загрузить тестовые данные из Trello» или попробуйте сгенерировать тестовые данные в Вашем Trello, выполнив действие, которое Вы указали в настройках. В данном случае, нужно создать новую карточку.
Если Вас все устраивает — кликните «Далее».

На этом вся настройка источника данных завершена! Видите как все просто!?
Теперь можете приступить к настройке системы приема данных.
Для этого проведите настройку самостоятельно или перейдите в раздел справки «Настройка сервисов», найдите необходимый Вам сервис в качестве приема данных и следуйте рекомендациям по настройке.
Удачи!

¶ Доска

Если вы состоите в проекте, то на главной странице в сервисе Trello вы увидите доску вашего проекта. Кликните на нее, чтобы открыть.

Это виртуальная доска, на которой закреплены несколько колонок, в которых размещаются карточки с задачами. Все участники команды проекта видят эту доску и могут вносить изменения.
Каждому проекту при запуске Проектным офисом выделяется одна доска. Она приписана к команде руководителя направления. При этом доски создаются централизованно, по особому шаблону и с привязкой к базе данных проектов.
Названия досок начинаются с номера (идентификатора) проекта.

Краткую инструкцию по работе с доской вы можете найти в колонке “Информация” в карточках “Что делать с карточками” и “Зачем столько колонок”. Также в эту колонку вы можете добавлять карточки с различными справочными данными вашего проекта, полезными ссылками или объявлениями.

Как работают списки

В основе Trello лежит система японских канбан-досок: задача разбивается на этапы, каждый из которых нужно пройти. Канбан в работе с контентом оказался просто идеален, ведь пост тоже должен пройти целый путь перед публикацией.

В Trello роль тех самых этапов играют списки — колонки с карточками внутри, которые мы показали на картинке выше. Для себя мы завели 8 списков, между которыми наши посты перемещаются:

В календаре. С этого шага начинается пост. В эту колонку попадают все посты, которые мы придумали и затем поставили в контент-план на текущий месяц.

Готовятся. Если пост находится в этой колонке, значит копирайтер уже пишет текст. По этой колонке дизайнер может оценить свою нагрузку на неделю.

Ждут комментариев (только текст). Как только копирайтер написал текст, пост отправляется на согласование.

Согласован текст. В эту колонку отправляются утверждённые клиентом тексты. Если пост оказывается здесь — это сигнал дизайнеру, что пора браться за работу.

Ждут комментариев (с картинкой). А это сигнал клиенту, что пост полностью готов и ждёт финального утверждения.

Согласованы целиком. Это колонка для нашего менеджера, который отвечает за постинг. Когда она видит, что пост полностью согласован — забирает его для планирования в соцсетях.

Запланированы. Сюда улетают посты, которые наш менеджер уже запланировал в сервисе автопостинга. По этой колонке мы понимаем, что если в посте нужно что-то срочно поправить, идти нужно в автопостинг или — как мы обычно и делаем — писать менеджеру напрямую (Амина, ты лучшая!).

Опубликованы. Здесь всё понятно. В этой колонке хранятся все наши посты, которые вышли в свет. Очень удобно, когда они лежат под рукой.

Всё это — наши основные списки. Есть ещё и побочные, которые начали появляться по ходу работы:

Идеи для постов. Копирайтеры, менеджеры, дизайнеры и вообще все, кто имеют отношение к контенту, оставляют свои идеи для постов в этой колонке. Ещё у нас есть чатик в Телеграме, в который мы накидываем свои мысли. Но там всё быстро теряется и превращается в кашу, поэтому лучшие идеи мы вылавливаем и отправляем в Trello.

Консервы. Здесь живёт контент, который по какой-то причине поставлен на холд. Причём, не на неделю-другую, а надолго. Ещё сюда прилетают посты, которые оказались лишними. Например, мы решили разделить огромный пост на две части: первая останется в плане, а вторую мы консервируем до лучших времен. Консервы очень спасают, когда нужно быстро заткнуть образовавшуюся дыру в контент-плане.

Сняты с публикации. Это кладбище постов, убитых во время согласования. К счастью, таких в этом списке совсем немного. Когда пост приходится снять, мы его не убираем в архив — вдруг он нам однажды пригодится.

Другое. Социальные сети — это не только посты, но и, например, обложки, иконки для закрепленных сториз, гайды и многое другое. Всё, что мы сделали в рамках соцсетей, но не в рамках постов, хранится в этом списке.

Сейчас кажется, что списков много (целых 12!), но работа с ними максимально простая и понятная. Если к нам в команду приходит новый человек, объяснить ему, как что работает в Trello, занимает минут пять. Но главный плюс списков в том, что ты видишь, сколько работы уже сделано, а сколько задач ещё впереди. Всё это видит и наш клиент — в любой момент он может открыть доску и посмотреть, над чем мы сейчас работаем.

Как контролировать сроки и процессы

Канбан предполагает четкое соблюдение сроков. В Trello есть несколько вариантов отслеживания процесса: списки, соответствующие определенному этапу работы, а также четкие дедлайны — дата и время, к которому каждая задача должна быть выполнена.

Чтобы не пропустить уведомления о сроках и изменениях вы можете: добавить участника в карточку, подписаться на карточку или подписаться на определенный список. Уведомления приходят в самом Trello или на почту — зависит от ваших настроек.

Кроме того, при указанных сроках на самой карточке вы увидите метку со сроком:

метка без фона — если до дедлайна еще далеко;
желтая метка — срок скоро истекает;
красная метка — дедлайн просрочен;
зеленая метка — задача завершена.

Подпишитесь на список с вашими задачами и получайте уведомления, когда там появится новая карточка

WEEEK

WEEEK — больше, чем канбан-инструмент. Это гибкая и простая система управления проектами и задачами, в основе которой лежит принцип недельного планирования. Кроме досок, которые не уступают в функциональности доскам Trello, в WEEEK есть режим календаря. Задачи со всех проектов ты сможешь смотреть в одном месте.

За счёт более гибкой структуры (воркспейсы → проекты → доски), в WEEEK можно работать над по-настоящему большими и сложными проектами. В этом также помогают многоуровневые задачи и система приоритетов. Колонки на досках можно автоматизировать, чтобы уменьшить количество рутинных действий (например, автоматически назначать задачу на другого исполнителя). Специально для Scrum-команд есть группировка задач, что упрощает работу по спринтам.

Все дополнения и интеграции входят в бесплатную версию. Есть ограничение только на количество проектов в одном воркспейсе и количество участников команды.

Поддерживает русский язык.

Подходит: командам любого размера, которым нужен удобный и понятный инструмент.

Стоимость: бесплатно до 7 проектов в воркспейсе и 5 человек в команде. Чтобы снять ограничения, понадобятся 159₽ в месяц (для одного) или 359₽ за пользователя в месяц (для команды).

Вместо заключения: неужели в Trello всё так идеально?

Я давно использую Trello, и большинство моих клиентов ведут проекты там же. Хотя есть много альтернатив, тоже работающих по методологии Kanban: таких же интуитивно понятных и лёгких в использовании. Trello просто привычнее и популярнее.

И да, Trello не панацея. В нём есть свои минусы. Например, мне не нравится то, что все участники доски могут заходить в мои карточки и делать с ними всё что угодно: удалять вложения, перемещать их в другие списки, оставлять свои комментарии и так далее. В нормальных командах никто не делает что-то назло, но всё равно это неудобно.

А неудобно это потому, что иногда случайно сносишь дедлайн, удаляешь важное вложение или переносишь карточку. Особенно часто переносы случаются, когда листаешь доску в мобильном приложении

Приходится возвращать всё на свои места. Но если кто-то случайно заархивирует мою карточку или переместит её в какой-то список в самом конце, мне придётся потратить лишнее время на то, чтобы её найти и восстановить.

В Trello не очень удобно создавать уровни доступа сотрудников к задачам. Все участники команды видят доски, все участники доски видят карточки, а иногда это просто не нужно. Можно создать множество разных команд, но тогда самому руководителю будет неудобно каждый раз заходить на новую доску, чтобы в конце концов понять, что происходит с проектами.