Как проджект-менеджеры рулят проектами: руководство для джунов

Project Management Roles

A project works best when project management roles are well-defined. While there are methods of project management allowing for more fluidity, these are the main roles on a project:

• Project Sponsor: This is the person accountable for the outcome. The project sponsor are often the senior manager who has come up with the idea for the project and their team will get the benefit. Ultimately, they represent the customer of the project. Depending on the organization, there can be different levels of project sponsors, such as an executive project sponsor.
• Supplier: Someone is doing the work, and that might be an internal supplier such as a development team or an external contractor. The supplier is represented on the project team by their main point of contact who might be their technical expert, an account manager or a project manager.
• Team Member: This is a person tasked with completing a part of the project. Team members are skilled professionals, who work to contribute to the process of achieving the project objectives and goals. Often they are tasked with documenting the process, as well.
• Stakeholder: This is a person or a group who has a vested interest or “stake” in the project. It might be an internal group or agency within an organization or it might be the public at large for a public works project. The project manager communicates project progress to stakeholders throughout the lifecycle of the project and seeks feedback on project deliverables and performance.
• Clients: This is a group or a person for whom the project or a key component of the project is delivered.

Как стать менеджером проектов

Для начала нужно устроиться на стажировку в компанию или агентство, где можно наблюдать за работой проект-менеджера.

Сначала вас ждет работа стажера. В основном это задания “принеси-подай”. Стажер должен быть везде и помогать в мелочах всем членам команды. В это время можно слушать и запоминать все, что происходит вокруг. Со временем надо решаться высказывать свои мысли и переходить на второй уровень – помощник менеджера.

Третья ступень в карьерной лестнице – менеджер. Должность будет доступна, если вы будете полезны и обучаемы, у вас есть идеи и вы хотите их реализовать. Менеджер разрабатывает проекты, участвует в их реализации и контролирует работу младших сотрудников.

Старший менеджер – это лидер с большим опытом работы. Он стремится узнать как можно больше и сделать работу как можно эффективнее.

И только после этого следует менеджер проектов.

Где и как учиться

Самообучение и саморазвитие будут плюсом для будущего проект-менеджера. Со списком книг по теме вы можете ознакомиться в нашей статье. Но этого недостаточно. Необходимо обучение у профессионалов.

В университете не научат этой профессии. Но для этого существуют онлайн-курсы. Они помогут быстро влиться в среду, узнать секреты работы и улучшить свои навыки.

Серьезные и проверенные платформы: Skillbox, Нетология, GeekBrains.

На этих сервисах вы найдете онлайн-курсы по введению в профессию проект-менеджер. Вам расскажут, чем управляет проект-менеджер, как он определяет цели, собирает рабочую группу, рассчитывает бюджет, запускает проекты и как стать настоящим асом в своем деле.

После обучения вам выдадут сертификат или диплом, который станет подтверждением ваших знаний. Документ выдают авторы таких курсов, как:

• Управление проектами
• Профессия Руководитель Digital-проектов
• Руководитель digital-проектов
• Project manager
• Факультет Проджект-менеджмента

Ознакомиться с полным перечнем онлайн-курсов вы можете в другой нашей статье.

Советы новичкам

Прежде чем посвящать себя этой профессии, убедитесь, что она вам подходит. Прочитайте истории опытных проект-менеджеров, попросите у них совета. Еще лучше – сходите на стажировку, чтобы своими глазами увидеть “кухню” изнутри.

Для тех, кто уже начал работать в этой должности, есть парочка рекомендаций:

внимательно слушайте клиента, а если не понимаете его, то переспросите;
тщательно подбирайте членов команды, они – ключ к успеху;
акцентируйте внимание на главных и реальных проблемах, умейте расставлять приоритеты;
будьте разумными – не заставляйте делать своих подчиненных то, что не можете выполнить сами;
будьте готовы к провалам;
держите наготове план “Б”.

Как и где учиться на менеджера проектов

Мы собрали все то, что поможет понять основы и пойти дальше, если захочется.

Обучаться бесплатно и самостоятельно

Отобрали курсы и YouTube-каналы, которые считаем полезными.

Канал Skillbox — подборки вебинаров по всем образовательным направлениям университета, интервью с преподавателями и учениками. Начните с видео об управлении проектами:

Принципы управления проектами.

Гибкие методологии для начинающих.

Битва менеджеров по проекту.

Управление проектами и продуктами — здесь собраны лекции школы менеджеров «Яндекса», материалы с конференций и встреч. Начните с девяти лекций блока «Я.ПМ — встреча менеджеров проектов».

Management Channel — канал с лекциями с конференций про управление в IT: аспекты работы менеджеров и тимлидов. Советуем начать с этих:

• Как стать тимлидом.
• Управление IT-гиками. Нюансы и практики.
• Кто такие тимлиды и какова их реальная задача.

Пойти на стажировку в студию или агентство

После того как вникли в тему, почитали книги и статьи, посмотрели лекции, попробуйте проверить, как это работает на практике.

Полезно следить за студиями, агентствами или стартапами в вашем городе — они часто ищут стажеров, обучают их, а потом приглашают в штат. Для менеджера, который никогда не работал «в поле», это шанс попасть в крутую компанию и узнать много нового.

Где искать студии

Если не знаете, какие студии и компании есть поблизости, посмотрите общий рейтинг «Теглайна». Там есть лидеры рынка и компании, которые только начали свой путь.

Независимо от того, где вы живете, советуем следить за этими ребятами:

• scrum-студия «Сибирикс»;
• креативное агентство Redkeds;
• интерактивное агентство AGIMA;
• digital-агентство NIMAX.

Руководитель «Сибирикса» Владимир Завертайлов рассказал, каким он видит путь менеджера проекта, в статье «3 этапа подготовки руководителя digital-проектов» и на вебинаре «Путь руководителя digital-проектов».

Что должен знать project-менеджер

Сфера менеджмента охватывает множество смежных отраслей:

• управление релизами;
• коммуникация;
• планирование;
• управление требованиями;
• управление бюджетом;
• People Management.

Project-менеджер уровня Junior в IT должен понимать основы клиентской\серверной части, HTTP, API. Уровень Middle — это про управление версиями и Continuous Integration (беспрерывная интеграция кода). Также специалист должен иметь представление о том, как создается продукт, доставляется в определенную среду.

На любом этапе пригодятся технические навыки, тайм-менеджмент, навыки коммуникации и методологии управления.  Нужно понимать важность пользовательского опыта, уметь делать прототипы и макеты, проводить аналитику, разбираться в коде, языках программирования, работе сайта и сервисов

Основные принципы управления

Стиль и методика управления зависят от множества факторов. Есть гибкие и консервативные системы. Главное — следовать основным принципам:

1. Конкурентоспособность.
2. Дифференцированность.
3. Гибкость в реагировании.
4. Разделение полномочий.
5. Открытость (должны поощряться действия по улучшению стандартов).
6. Применение лучших практик.
7. Ответственность.
8. Экономическая целесообразность.

В работе предстоит в первую очередь управлять людьми. Поэтому нужно знать основы психологии, налаживать контакт с командой и внутри нее, уметь общаться с заказчиками и понимать задачи.

Продвинутый уровень

Опыт, успешные проекты в портфолио и знание технологической сферы делают из менеджера среднего уровня Senior Project Manager. Такой специалист должен разбираться в бизнесе и принимать эффективные бизнес-решения, уметь управлять группами любого размера, иметь опыт работы с различными типами проектов с разным бюджетом. Senior проджект-менеджер проводит тренинги, подбирает в команду специалистов квалификации Junior и Middle.

Можно ли обучиться этой специальности?

В вузах очень мало программ, которые готовят именно менеджеров проектов. Например, у Государственного университета управления есть магистерская программа по IT-менеджменту. Ещё существуют классические программы менеджмента, где можно изучить необходимую теоретическую базу. Некоторые специальности совмещают в себе информационные технологии и управление — например, бизнес-информатика.

Можно пойти учиться на онлайн-курсы. Они нацелены на обучение конкретным навыкам, поэтому в программы заложено много практических заданий, разборы реальных кейсов или вебинары с практикующими специалистами. Например, такой курс есть у Skillbox. При добросовестном подходе к концу курса можно уже собрать первое портфолио. Кроме того, многие онлайн-школы предлагают помощь в трудоустройстве

Преподаватели курсов готовы давать подробный фидбэк, но важно помнить, что никто не будет назначать время для лекций и следить, все ли задания выполнены. Поэтому всегда есть риск, что обучение останется незаконченным, — а значит и неэффективным

Чем занимается project-менеджер?

Названия должностей по управлению проектами и спектр обязанностей в различных организациях могут кардинально отличаться. Скажем, если в компаниях по созданию сайтов project-менеджер значительную часть времени взаимодействует с заказчиком, организует работу команды и следит за сроками выполнения задач, то у нас всё немного по-другому.

Во-первых, основным заказчиком по сути является сама компания в лице генерального директора, то есть он определяет основные требования к результатам проекта. Поэтому непосредственное общение с клиентом больше в его зоне ответственности

Во-вторых, помимо техзаданий для разработчиков, важной функцией проектных менеджеров «Инфомаксимум» является составление документации. Это связано с тем, что продукт, например, система анализа бизнес-процессов Proceset, постоянно развивается, обновляется, дополняется новыми модулями и функциями

Мы пишем подробное техническое задание, описание интерфейса проекта, тест-планы и требования для тестировщиков, инструкции по использованию системы для пользователей, обновляем документацию в случае выхода новой версии ПО.

В нашей компании нет отдельных разработчиков, все сотрудники поделены на микрокоманды, которые отвечают за свой модуль. К примеру, если говорить о проекте Timesheets (рассчитывается рентабельность проектов за счет анализа отработанного времени и задач), на нем задействованы дизайнер, который отрисовывает интерфейс, бэкэнд— и фронтэнд-команды разработчиков, тестировщик. А я, как проектный менеджер, координирую все звенья и стадии проекта, от идеи до реализации, ставлю задачи, слежу за сроками.

Я бы разделил функции project-менеджера на тактические и стратегические.

К первым относятся:

• Следить за состоянием документации: разрабатывать ТЗ, своевременно вносить изменения.
• Контролировать состояние проектов, последовательность выполнения задач и сроки: знать кто и чем занимается, когда и что будет готово.
• Планировать и контролировать приоритизацию задач и нагрузки исполнителей, в том числе уметь вставить критическую задачу «на полчаса» в текущий план и проследить за доставкой в production, отслеживать и фиксировать прогресс.
• Курировать взаимодействие исполнителей, планировать спринты.
• Держать под контролем тестирование проекта (утверждение тест-планов, кейсов, сценариев авто-тестов).

Стратегические задачи заключаются в следующем:

• Заботиться о продукте: находить проблемы и добиваться их решения, предлагать улучшения и добиваться их внедрения.
• Координировать общую цель проекта.
• Представлять конечный результат и последовательность шагов по его достижению.

The Triple Constraint

The triple constraint, also known as the project management triangle, refers to the boundaries of time, scope and cost that apply to every project. This concept is a cornerstone of project management, and therefore managers must pay special attention to the schedule, budget and work breakdown structure during the planning phase. Let’s look at how time, scope and cost are managed with the help of project management processes.

Time

Project managers must estimate the time required to complete a project. To do so, they use tools such as PERT charts or the critical path method. This must be done during the initiation and planning phases of the project life cycle to develop a schedule covering the duration of all the activities. Once the execution phase begins, the status of the project must be monitored to make changes to the schedule baseline. The project management process responsible for this constraint is schedule management.

Scope

The scope refers to all the work necessary to complete a project. It must be identified during the planning stage by using a work breakdown structure. If the scope is not properly defined early in the project, it can expand during the execution phase due to unplanned activities. This is known as scope creep, and might cause projects to fail. The scope management process helps keep this constraint in check.

Cost

There are many costs associated with a project. Project managers are responsible for estimating, budgeting and controlling costs so the project can be completed within the approved budget. All of this falls under the process known as cost management.

The Importance of the Triple Constraint

Clearly, the triple constraint is crucial to any project. And it’s critical to remember that the three points of this triangle are always influencing one another. If there is a setback in time, then there will have to be an adjustment in either scope or cost. The same being true for the other points. It’s the duty of the project manager to always keep these constraints in check.

Книги для менеджеров проектов

• Новые правила деловой переписки. Максим Ильяхов, Людмила Сарычева;
• Пиши, сокращай. Максим Ильяхов, Людмила Сарычева;
• 45 татуировок менеджера. Максим Батырев;
• Критическая цепь. Элияху Голдратт;
• Deadline. Роман об управлении проектами. Том ДеМарко;
• Я слышу вас насквозь. Эффективная техника переговоров. Марк Гоулстон;
• Думай медленно… Решай быстро. Дэниел Канеман;
• Человеческий фактор. Успешные проекты и команды. Том ДеМарко, Тимоти Листер;
• Вальсируя с медведями: управление рисками в проектах по разработке программного обеспечения. Том ДеМарко, Тимоти Листер;
• Идеальный руководитель: почему им нельзя стать и что из этого следует. Ицхак Адизес;
• Искусство войны. Сунь-цзы;
• Сначала нарушьте все правила. Маркус Бакингем, Курт Коффман;
• Вовремя и в рамках бюджета. Управление проектами по методу критической цепи. Лоуренс Лич;
• A Guide to the Project Management Body of Knowledge;
• Как пасти котов. Дж. Рейнвотер;
• Оргуправленическое мышление. Георгий Щедровицкий;
• Лидер и племя: пять уровней корпоративной культуры. Джон Кинг и Дэйв Логан;
• Человеческий фактор. Успешные проекты и команды. Том ДеМарко, Тимоти Листер;
• Мифический человеко-месяц, или как создаются программные системы. Фредерик Брукс;
• 7 навыков высокоэффективных людей. Стивен Кови;
• Договориться можно обо всём. Гевин Кеннеди;
• Чёрный лебедь. Нассим Николас Талеб;
• Цель. Процесс непрерывного улучшения. Элияху Моше Голдратт;
• Игры, в которые играют люди. Эрик Берн;
• Длинный хвост. Крис Андерсон;
• Рабы «Майкрософта». Дуглас Коупленд;
• Scrum и XP. Записки с передовой. Хенрик Книберг;
• Обнимите своих клиентов. Джек Митчелл;
• Русская модель управления. Александр Прохоров.

Инструменты менеджера проекта

• Slack, Skype, Telegram и т.п. — мессенджеры и средства связи. Всё ремесло менеджера держится на умении коммуницировать, поэтому вы будете проводить очень много времени в этих приложениях. Переписки нужно обязательно сохранять;
• Basecamp — онлайн-инструмент для постановки задач и обсуждений, в которых могут участвовать несколько человек, включая не только команду, но и клиента;
• YouTrack — одновременно и система отслеживания ошибок (баг-трекер), и место, где формулируются и ставятся задачи;
• Trello — менеджер задач, устроенный по принципу канбан-доски: вы создаёте задачи в виде карточек, придумываете колонки, символизирующие этапы выполнения задачи, и переносите карточки от одного этапа к другому. Trello существует в виде десктопного, мобильного и веб-приложения;
• Google Документы — набор онлайн-приложений для создания текстовых документов, таблиц и презентаций;
• Tick — приложение, которое следит за тем, сколько времени уходит на задачу у исполнителя. Это помогает менеджеру в планировании бюджета. Можно использовать на мобильных устройствах обеих платформ, как расширение в Chrome и как десктнопное приложение для Mac;
• Float — инструмент, помогающий в наглядной форме запланировать время специалистов и в дальнейшем распоряжаться им. Работает онлайн, на iOS-устройствах и в связке со Slack и Zapier;
• Zeplin — десктопное и веб-приложение, которое служит для подробного хранения дизайн-макетов. Zeplin позволяет объединить в группы, хранить и отображать все экраны, элементы интерфейса и расстояния между ними, цветовые и текстовые стили. Для экономии времени и экологичного производства рекомендуем вам построить культуру профессионального общения между разработчиком и дизайнером на связке Zeplin и графического редактора Sketch.

Project Management Methodologies

Depending on the industry, objectives and stakeholder requirements, project managers can employ different project management methodologies to manage the five stages and achieve a successful outcome. These are some of the most popular:

Agile

Agile is often used in software projects but it’s becoming more common on other types of projects, like marketing. It involves iterative working in short bursts called “sprints.” The work is time-boxed and the team gets as much done as they realistically can before moving to the next set of requirements.

The Agile principles have been used to develop methods like scrum, extreme programming, crystal, among others.

Scrum

Scrum is a short “sprint” approach to managing projects. It’s ideal for project management teams of no more than 10 people, and often is wedded to two-week cycles with short daily meetings, known as daily scrum meetings. It’s led by what is called a Scrum master. Scrum works within an agile framework and it consists of time boxes, collaborative team interactions, a product backlog, and feedback cycles.

Waterfall

The waterfall model is a linear approach to delivering work. The project manager comes up with the stakeholders’ requirements, puts the design together, builds the solution, tests and implements it and then moves it into a maintenance stage.

Lean

Lean has come to mean a couple things recently, since the advent of the Lean Startup movement, which favors an iterative approach to product development and involves bringing in end-users early and often for feedback on the project’s delivery.

Traditionally in project management, Lean PM is a way of eliminating waste in processes and making sure the people involved work effectively together. It streamlines the handoffs between teams, eliminating downtime. A common feature of lean working is to only work on one project at a time.

Kanban

Kanban is a visual approach to project management. It manages workflow by placing tasks on a Kanban board where workflow and progress is clear to all participants. Kanban improves inefficiencies, and has been used to schedule lean manufacturing in Agile projects.

With the dawn of visual planning boards in software in our era, like Trello, there are now new uses for Kanban tools and Kanban methods. Agile teams use Kanban boards for story-boarding user stories and for backlog planning in software development.

Six Sigma

Six Sigma works to improve quality by identifying what is not working in the project. It applies quality management, including empirical statistics, and employs personnel who are experts in these disciplines. There is a Lean Six Sigma that adds lean methodology to eliminate waste.

As a doctrine, it says continued efforts to achieve results which are stable and expected are most important to success. Processes can be defined and improved. It takes the whole organization, from the top down, to sustain quality in a project.

Critical Path Method (CPM)

The critical path method consists of building a model that includes all the activities listed in the work breakdown structure to identify the project’s task sequences and their duration. With this information, the critical activities that must be completed on time to avoid affecting the project schedule can be identified.

Critical Chain Project Management (CCPM)

In CCPM, project managers focus on the resources they’ll be using to complete the project, such as teams, equipment, office space, etc. It’s a less technical method of project management that doesn’t put as much emphasis on task order or scheduling, but rather on balancing resources and keeping them flexible.

CCPM can be applied to both large and small companies, and for projects in industries such as construction, software development and tech research and development.

Инструменты для управления проектами

Программное обеспечение, доступное на рынке, может немного упростить вашу работу в качестве руководителя проекта. Давайте рассмотрим несколько видов программного обеспечения и то, как вы можете использовать его для управления проектами.

В самых простых проектах некоторые люди используют электронную таблицу Excel или Google. Однако для большинства проектов наиболее известными программами управления проектами являются Microsoft Project и Oracle Primavera. Обе эти программы имеют множество функций для настройки и управления расписанием проекта.

Когда вы думаете о документах, которые создаются в течение жизни проекта, вы понимаете, что программа обработки текстов является неотъемлемой частью вашего программного обеспечения в управлении проектами. Хотя каждый проект уникален, проектная документация все равно часто используются от проекта к проекту. Вы можете создавать шаблоны документов, чтобы вам не приходилось каждый раз начинать с нуля.

Программа для работы с электронными таблицами – это еще одна необходимая программа для всех видов расчетов и анализа

Например, вы можете составить электронную таблицу, чтобы проанализировать риски, с которыми сталкивается ваш проект, и выяснить, на какие из них следует обратить внимание

Поскольку над проектом работает команда людей, вам нужен какой-то инструмент для совместной работы. Basecamp и Microsoft SharePoint – это всего лишь два инструмента для совместной работы, которые можно использовать для обмена файлами с другими людьми, решать проблемы или управлять рабочим процессом.

Если вы работаете над очень большими проектами или находитесь в организации, в которой одновременно разрабатываются десятки или даже сотни различных проектов, вам следует подумать о вышеперечисленном программном обеспечении для управления проектами.

Эти программы позволяют вам находить ресурсы с необходимыми навыками и видеть, какие ресурсы доступны для работы. Они также помогают отслеживать риски, проблемы и другую информацию, и даже создавать библиотеки документов, чтобы члены команды могли легко найти нужную им информацию.

Мы лишь кратко коснулись некоторых доступных вариантов программного обеспечения

Если вы ищете программы для использования, примите во внимание культуру и рабочую среду вашей организации, стоимость, количество проектов, которыми вы управляете, и их сложность

На этом мы заканчиваем с первой главой. Вторую часть вы можете почитать в статье: «Основы управления проектами. Структура проекта. Часть 2».

What Is Project Management?

Project management is the discipline of planning and executing projects. Project management seeks to achieve defined goals by using plans, schedules and resources to execute project activities within a set timeframe.

Project goals and objectives are defined by the client or stakeholders, and a project manager applies project management methodologies to create a plan that establishes the resources, tasks, milestones and deliverables necessary to meet stakeholder requirements. This plan must also account for the triple constraint, which refers to the limitations of time, cost and scope that apply to every project.

In order to balance constraints, requirements and schedules, managers often use project management software to execute projects. Online software can keep projects on track and teams productive.

ProjectManager, for example, lets you manage plans, resources, costs and teams in one online tool. Use our Gantt charts to create project schedules and assign work with real-time resource availability. As team members complete their assignments, project plans update automatically, keeping your projects on track and under budget.

Access Gantt charts, dashboards, timesheets and more with a free trial of ProjectManager

What is a Project?

A project is a series of tasks with a specific objective (or deliverable) to be completed within a set timeline, and upon completion, a product or service is created. Projects are unique because they end, unlike other business functions that repeat or continue regularly.

Команда: одна голова — хорошо, но не в этот раз

Менеджер проекта — руководящая должность, где нужно плотно работать с людьми. От того, какие люди работают в команде, зависит успех проекта. Поэтому менеджер либо сам собирает классную команду, либо обучает людей в процессе.

Источник.

Качества идеальной команды:

• осознание и умение фокусироваться на цели;
• самоорганизация;
• смелость;
• упорство;
• уважение друг к другу.

Где найти или как вырастить таких бойцов — это тема для отдельной статьи. Поэтому мы по умолчанию считаем, что у нас таких много. И наша задача — просто собрать их вместе и научиться с ними ладить. Да, даже с очень крутой командой может быть непросто. Но нужно уметь договариваться в любых ситуациях. Как? Искать точки пересечения.